超絶忙しい担当者を捕まえる3つの極意

急いで進めなくちゃいけないのに、チェックをしてくれる人が超絶に忙しすぎて捕まらない、ってことありませんか?そんな超絶ご多忙な担当者を捕まえて、回答を回収して、スケジュール通りに案件を進めるためには、いくつかの技があります。今回は担当者捕獲の極意を3つご紹介します。

こんにちは!「思いをカタチに」をテーマに、作り手の思いを届ける翻訳家、KEIKOです。
年間100本、通算1000本超のプレスリリースを制作している現役のPRマンです。

上司やクライアント、取引先など、お返事やOKをもらわないと仕事が進められない、ということ、よくあると思います。
でも、その相手が超絶忙しい場合、どうしていますか?

メールをしても返事が来ず、電話をしても繋がらない。
もう進行上、ギリギリのタイミングで、今すぐにでも返事が欲しいのに、、、。

超絶忙しい担当者から返事をもらうには、いくつかのコツがあります。
今回は、その、超絶忙しい担当者を捕獲するための3つの極意をご紹介します。

 

捕獲極意1 メールタイトルのド頭に期限を明記!

相手は捕まえられなくくらい忙しい人です。
それほどに忙しいのは、きっと優秀だからこそ、任されることが多く、案件も多いのだと思います。メールも山ほど来ているはずです。

そこに埋もれないようにするために、メールタイトルのド頭に期限を明記するのは、とても有効です。

メールのタイトルの考え方は、プレスリリースのタイトルの考え方に似ています。
プレスリリースと異なるのは、プレスリリースは情報の流れが一方向であるのに対し、メールは双方向であること。
つまり、返事をもらわないと仕事が進まない、という状況があるということ。

・どこから来た、(これは差出人として表示されます)
・何についての情報か。
・いつまにでに、
・自分は何をすればいいのか。

この4点がタイトルでわかるように設計すると、忙しい担当者は、自分のタスクの中で、そのメールの優先順位を判断することができます。

たとえば、PR代行としてプレスリリースを作成している私の場合、作成しているプレスリリースをクライアントに確認してもらわなくてはいけません。
配信日から逆算してスケジュールを組んでいて、基本的に配信日を変更することはないので、そのスケジュールに遅れが生じると、配信日が近づくにつれ、作業はどんどん詰まってキツくなってしまいます。
本来のスケジュール通りに進行するために、下記のようなタイトルで、確認依頼のメールを送ります。

6/8(火)15:00まで>Draft①ご確認のお願い_新商品〇〇〇発売リリース(6/23配信)

雑誌等の校正確認の場合には、下記のように、戻しのスケジュールと、雑誌名、〇月号、特集の名前などをタイトルに入れます。

〔校正確認依頼〕 6/8(火)15:00まで>月刊〇〇〇8月号「〇〇〇〇特集」

そうすることで、受け取った相手は、いつまでに何をしなければいけないのかが、明確になります。

また、上記のように送っても戻って来ない場合のリマインドには、

単に「Re:」で再送するのではなく、そのメールが再送であることがわかるようにすることが重要です。

【再送】〔校正確認依頼〕 6/8(火)15:00まで>月刊〇〇〇8月号「〇〇〇〇特集」

戦略的に、効率的にタイトル設計をしてみてください。

 

捕獲極意2 何をしてほしいのかを本文のド頭に明記!

ぎちぎちに詰まったスケジュールの中、開いてもらったメールの中身も簡潔に要領よく伝えたい。
受け取り手が、このメールに対して、何をしなければならないのかを、まず冒頭に示すのが大事。
タイトルでも伝えているが、本文のド頭で、いつまでに何をすればいいかを明記する。

たとえば、前述の作成中のプレスリリースの確認依頼メールの場合は、下記のように書いている。

タイトル>
6/8(火)15:00まで>Draft①ご確認のお願い_新商品〇〇〇発売リリース(6/23配信)

本文>
いつも大変お世話になっております。
配信の新商品〇〇〇発売リリース(6/23配信)のDraftを作成しました。
下記と合わせてご確認の上、
6/8(火)15:00までにお戻しくださいませ。

全体構成上、メール本文のド頭に要件を伝えるのがポイントですが、もうひとつ大事なポイントがあります。
読み落としてほしくない部分は改行して行頭に持ってくる。
そうすることで、印象に残りやすくなります。

メール本文では、要件(結論)を最初に伝え、
その内容説明を箇条書きでその下に示すと、短時間で内容をとらえやすくなります。

 

捕獲極意3 チャット活用でクイックレスポンス!

超絶忙しい担当者は、メールの返信をする時間が取れないということも多々あります。
電話をしても捕まらない。
そんなときは、チャットを使うのも有効です。

とくに、Yes or No や、いくつかの候補の中から選んでもらう等の回答を得る時にともてもクイックにレスポンスをもらうことができます。

例えば、メールで3パターンの提案をして、その回答が欲しい時は下記のようなステップで進めると回答を得やすいです。

メールで、回答期限を示し、3パターンを提案する
「メールを送ったから〇〇までに見てほしい」とチャットを飛ばす
 忙しくても、チャットくらい見れたりする。
 時間が空いた時にメールを確認してくれる。
回答期限頃、チャットで「間もなく回答期限だが決まってたら教えてくれ」とリマインド。
チャットで回答くる

というように、メールとチャットを上手に活用して、さわやかにしつこくリマインドをする。
まだかまだかと急かせるのではなく、忙しい担当者の状況を理解、どうやったら回答しやすいかを考える。
そして、適正なツール、適正な時間にリマインドをすれば、そのリマインドは、うっとうしいどころか、むしろ、ありがたがってくれるものです。

 

まとめ

実業家の堀江貴文氏はかつて「処理能力が低い人に限って、メールに『お世話になっております』などと書いている。」と話して話題になりました。

超絶忙しい人にとって、知りたいのは、何の用で、何をしてほしいのか。
堀江さんほどになると、日本の慣習の『お世話になっております』も「何用の何」の前に添えられる無用の長物なのだと思います。
一理あると思います。
とはいえ、日本のビジネスシーンはこれを理解できるフェーズにまだ来ていないこともあり、その一言がないと礼を失すると捉える方も未だ多いです。

超絶忙しい担当者を掴めるのは至難の技です。
でも、捕まえることはできます。
こちらの都合ばかり考えがちですが、超絶多忙の担当者の一日を想像して、
どこならば捕まえられる可能性が高いか、
どのタイミングでメールチェックをしているのか、
もし、あなたがその担当者だったら、とイメージしてみてください。

そして、
爽やかにしつこく、担当者をマネージすべく、上手に関係を築いていくようなイメージで取り組むと良いかもしれません。
ぜひ、戦略的にメールタイトルを設計して、簡潔に本文を構成して、超絶忙しい担当者を捕獲して回答を回収してくださいませ。

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