こんにちは。業務整理コンサルタントの里山です。個人や組織のマネジメント、課題解決サポートをしています。

「考えることがたくさんあって、やることがなかなか思うように進みません。」

このような相談を受けることがあります。
皆さんも、あれやらないと！これやらないと！と気忙しくなることはありませんか？

この状況を打破するために、もちろん仕事でやるべきことはやるんですが、その前に時間を取ってやって欲しいことがあります。

それは、頭の中を紙に書き出すということです。
たったこれだけ。これをしてからやるべきことに取り掛かるのです。

紙に書き出すと解決することが多いのですが、やっていない方が多いので書き記したいと思います。

頭の中が気忙しくなっているだけ

「やることがたくさんあって」とか「忙しいんです」と言う人ほど、紙に書き出していないことが多く見受けられます。

紙に書き出してみると、意外にも「あれ、これだけ？」となることもあります。

つまり、頭の中で、「あれもやらないと」「これもやらないと」と、頭の中でやること5個くらいがグルグルして、やることが堂々巡りしてやることが満載に感じられるケースがほとんど。

頭は覚えるために使うのではなく、考えるために使うこと、と独立する際にずっと教わってきました。
仕事ができる人ほど頭は考えることに使っています。

見える化できるので状況がわかる

頭の中や自分の状況を紙に書き出すことで、周りの人にあなたの状況が手に取るように伝わります。

困っているのか困っていないのか、何を考えているのかが一目瞭然。

僕は複数プロジェクトに多く携わってきました。プロジェクトリーダーから見ると、僕が入っている他プロジェクトのことはわかりません。なので、僕が何かに困っていたとしても気づかないのです。それをしっかり「これだけ僕は業務やってますよ！」とか、「残り稼働できるのはこれくらいですよ！」と見える化しておくと、相手も安心して僕へ任せられる業務の判断もつきます。

テキスト化や図解することでわかりやすい

頭の中にあることを喋るのはできるけど、資料化するのが苦手という人もいます。

綺麗に書かなくてもいいので、頭の中にあることを、テキストでも図や絵でもいいので書き出してみましょう。

そうすると伝わることが一気に増えます。
人は声という音だけではなく、テキストや図・絵など視覚的に訴えることで理解度が倍増します。
同じことを言っていても見えるものがあると理解が深まりやすい。

どうしても資料化が苦手な人は得意な人とタッグを組んで、資料化してもらうようにしましょう。仕事が格段と進みます。

まとめ

いかがだったでしょうか？

紙に書き出すということ、意外とやってなかったかもしれませんね。

これを機に、仕事に取り掛かる前に紙に書き出すということもやってみてください。

覚えなくていいことは紙に書き出してそれを見たらわかるという状況にしておくとよいです。

紙に書き出すことで頭の中を整理＆言語化・資料化することで、仕事仲間とのコミュニケーションがうまくいき、仕事がうまくいった営業マンの話を記事にしています。
実際にうまくいった事例を見てみてください。

できる営業マンなのに伝わらない？言語化と資料化で解決！

以前に書いたタスク管理術のことにも繋がってきます。是非こちらも参考にしてみてください。
https://rim.guildproject.com/column/4554/

大きなホワイトボードがある方は、ホワイトボードへの書き出しもオススメです。
https://rim.guildproject.com/column/6136/