広報初心者に教えたい「伝わる原稿の書き方」3つのコツ

プレスリリースを書かないと行けないけど、原稿を書くのが苦手。そう思う方にぜひ知ってほしい、3つのコツをご紹介します。コツをおさえると、自分には難しいと思っていた「伝わる原稿」を書くことも、そんなに難しくないと感じられるかもしれません。

こんにちは!「思いをカタチに」をテーマに、作り手の思いを届ける翻訳家、KEIKOです。
年間100本、通算1000本超のプレスリリースを制作している現役のPRマンです。

新製品や新サービスをメディアに届けるために、プレスリリースはとても有効なツールですが、
でも、広報担当の中には、原稿作成を苦手と感じている方もいるかもしれません。
今回は、そんな方に、「伝わる原稿」の3つのコツをご紹介したいと思います。
コレを意識して作成すると、原稿作成は意外と簡単なのです。

その1 声に出して読んで、句読点でリズムを刻む


原稿を書いているときには気づきにくいですが、誰もが陥りやすい失敗があります。
それは、

句読点を打つ位置です。

えっ?そんなこと?!と思うかもしれません。
そんなことできてるよ!と思うところが、実は落とし穴なのです。
文字がベッタリと居並ぶ原稿は、単に読みにくいだけでなく、
書かれた内容が像を成しにくいので、内容の理解に余計な時間を要してしまうのです。

メディアはとても忙しいので、プレスリリース内のこの余計な時間が多くなってしまうと、
「離脱」してしまい、読んでもらえなくなってしまします。
そうならないために、おすすめの方法があります。

書いた原稿を、音読してみる。

これ、かなり有効です。
文字情報は、読み進めるにしたがって、映像を成すように意味を成し、読み手が原稿の内容を理解していきます。
音読をするときは、無意識に「、」や「。」で息継ぎをしますが、
息継ぎの時に、瞬時にこれが成されているように思います。
音読をしてみると、息継ぎをするので、句読点が足りないことに気づけたりします。
1文が長すぎたりすることにも、気づきます。
そして、何よりも、文章のリズム感を体感できます。

軽快に読める原稿は、伝わりやすく、届きやすい。
なので、音読して、句読点の過不足をみつけて調整する。
そうすると、ぐっと読みやすく、伝わりやすい原稿になると思います。

ビジネス文書では、1行40文字くらいで作成されます。
この1行に、最低でも1か所は句読点があると良いですが、2か所あると読みやすいと思います。
句読点でリズムを刻んでいくイメージです。

その2 着地させないと、糸の切れた風船になる


情緒的な原稿ではなく、情報を伝える原稿では、「AはBです。」といった潔さが重要です。
一旦、簡潔に着地をさせて、修飾節は次の1文で語る構成にすると良いです。

「このリンゴは、青森から届いたもので、青い色をしていて、鈴木さんの好物で、山田さんが紹介してくれた希少品です。」

この文章だと、主語も複数あり、読み進めていくうちに、宙ぶらりんの情報が増えていき、そもそも何の話をされていたのかわからなくなってしまう。
「このりんご」のことを伝えたいのに、糸の切れた風船のように、「このりんご」を説明するほど、「このりんご」が薄らいでしまうのです。

・まずは最初に、伝えたい骨子の主述を簡潔に述べて着地させる。
・そのあとに、それを修飾する情報を付け加える。
・1文の中には、主語はひとつ

そんな風に整理すると伝わりやすくなります。
何を伝えたいのか、情報の優先順位を決めて、整理をしていく。
「青森産の希少な青色のリンゴ」を優先して整理すると、下記のような感じです。

「この青いリンゴは、青森から届いた希少品です。山田さんが紹介してくれましたが、鈴木さんの好物でもあります。」

話し言葉では、〇〇で、〇〇の、〇〇の、〇〇が、と連ねて話してしまうこともありますが、文字原稿では、きちんと着地させることが、読みやすさや伝わりやすさに繋がります。

 

その3 音読しやすい文章は、伝わりやすい


読み手は、声に出して読むことはほとんどなくても、
書き手が、声に出して読むことは大切です。

「声に出して読んで、句読点でリズムを刻む」方法をご紹介させていただきましたが、音読すると発見しやすい失敗が他にもあります。

「論理の破綻」や「無理な表現」は、音読すると目につきやすいです。

声に出して読むと、頭の中に映像が浮かびやすいように思います。
前の段落で投げかけられたことの応えが、後になかったり、内容の矛盾が見つかったり。
声に出して読むことで、少し客観的に見れるのか、整合性に気づいたりします。

少し手間に感じるかもしれませんが、ぜひ、声に出して読むことをオススメします。

まとめ

プレスリリースを作成するときには、紹介する商品やサービスについて、あれもこれもいっぺんに入れてしまいがちです。
伝えたい思いは、そのまま入れ込んでしまうと、全部盛りになってしまって、かえって伝わりにくくなってしまいます。
句読点が適切に打たれた、論理の破綻や、無理な表現の無い文章は、
すらすらと、リズミカルに読みやすいです。

読みやすいということは、伝わりやすいということと同じなのです。

この「読みやすい」かどうかを計るのに、音読はとても有効です。
音読をしてみて、句読点は足りているか、きちんと着地しているか、読みやすいかどうかを検証してみてください。
たくさんの思いの詰まった製品やサービスが、たくさんの人に伝わることをイメージして。