業務や課題に埋もれて、時間があっという間に過ぎてませんか?業務や課題の整理をしよう!

一生懸命仕事頑張っているけれども、あっという間に1日が過ぎていませんか?目の前の業務や課題に追われていませんか?そんな時は業務や課題の整理をしましょう!整理のポイントを書き記してみたので参考にしてみてください。

創業して70年以上続く企業の業務整理コンサルとして現在、業務整理、改善に携わらせて頂いています。

業務整理をする中で、ポストイットを活用するシーンもあります。

業務整理をする際にはグループワーク形式で、個人の業務と課題の洗い出しにポストイットを活用します。

ポストイットは色んな種類があり、それはこちらの記事で紹介しました。

ポストイットってこんなに種類あるの?そして、意外に知らない歴史も紹介!

ポストイットを活用して、どのように業務整理するのかを今回はご紹介します。

ポストイットを活用して書き出す!

まずは現状把握することが大事です。そのために、書き出すということをします。

使うサイズはこちら。
ポストイット大

これ一枚一枚に、自分の作業を一つずつ書き出します。
課題も一枚に一つといった感じで書き出します。

業務は青、課題は赤という風に色分けすると、後ほど整理しやすいです。
色の種類があれば、会議は緑、業務は青などのように細かく色分けしても構いません。

ポストイットに書き出したものを整理する

次に、書き出したものをカテゴライズするように整理します。

整理することでどのようなカテゴリで業務が多いのか、課題が多いのかを把握しやすくなります。

一旦、自分でカテゴライズします。
それからグループで各自の業務課題を全て出して、それぞれ自分が何をして何に困っているかプレゼンをします。

互いにプレゼンを聞くことで、客観的な意見を出し合う場にします。

ポストイットで整理した業務から無駄を省く、改善する

最後に、業務や課題の中で無駄だと思うものを省いたり、効率化に向けた改善をします。

自分では良かれと思っていたこともグループで意見交換をすることで実は無駄だったり、改善の余地があるものが見えてきます。

また、業務を互いに受け渡すことも可能なものもあると思います。
個人の整理だけでなく、グループ全体の整理にも繋がってきます。

まとめ

業務に行き詰まったり、課題にぶつかったりしたときは、頭の中で考えずに、紙やポストイットに書き出して明確化しましょう!

見える化ともよく言いますね。

自分の頭の中を見える化して、チーム・グループに共有して一緒に解決していきましょう!

それが良いチーム・グループの作り方であり、業務整理のポイントでもあります。