こんにちは、普段はゲーム開発に携わるフリーランスプログラマのエルと言います。
皆さんは情報共有のツールはどんなものを使っているでしょうか？
議事録などはメールで、日報は社内wikiに残したりと、バラバラのフォーマットになっている方も多いのかなと思ったりします。私自身8社ほど経験しましたが、やはり企業毎にルールが様々。新しい環境のたびに覚えることも多く、どこに何の資料があるのか一元化されておらず分かりづらいと感じていました。
今回ご紹介する「welog」はそうした情報共有に特化したツールになっており、バラバラの情報をwelogに登録していくことで、情報を一括で管理しやすくなると同時に形式を統一出来るので見やすい事と、資料を探す手間が省けます。
現在はβ版ということですが、使い方をまとめていこうと思います。
使い方
9月8日現在まだβ版のため、公式サイトでβ版に申し込む必要があります。
公式サイトからβ版の申し込みをすることで、登録完了後にログインURLが送られてきます。申し込みの締め切りが、9/16（水）23：59までとなっているので、使いたい方は早めに応募をしましょう！
申し込んだ後に届くメールにあるログインURLにアクセスすると、このような画面になります。
welogではチーム名を元にアクセス先が作られ、そこにノートという形式で情報を溜めていくことになります。ノートには、ワードで設定できるような見出しやリンクの設定等は出来るようになっており、更に文字の背景色も設定できるようです。
そしてチェックボックスも設置出来るようで、簡易的に進捗の確認などを設定することで、パッと見た時に分かりやすいようにも作れそうです。(※黒で隠している箇所に、ノートの作成者名が出てきます。）
ノート
ノートへは、テキストでの書き込みに加え、画像をドラック&ドロップで載せることも可能です。
複数人で同時に編集することも出来るため、ワードの共有モードやGoogle Docsと同じような使い方になっています。
出来上がったノートはURLを発行することで、外部への共有をすることが出来ます。URLからは閲覧のみになっており、そこから編集をすることは出来ません。そのため編集をしたい場合はwelog上でのみになりますが、外部に公開したからといって勝手に編集されることを防ぐことが出来るのは良い点だと感じます。
またパスワードも設定出来るので、パスワードを共有した相手にだけ見せるということにも対応されています。
作成したノートを置く場所としては、下記の2種類が用意されています。
ワークスペース
グループ専用の投稿スペースを作ることが可能で、更にフォルダ分けをすることで作成したノートを分類することが出来ます。
ワークスペース直下にノートを入れることは出来ないので、必ずフォルダを作り、その中に入れる必要があります。
ワークスペースには、チームに入っている人であれば全員が確認出来る「公開」と、該当のワークスペースに追加されたメンバーのみがノートを確認・編集出来る「非公開」があります。仮に非公開に設定したワークスペースであっても、外部共有によってURLを用意した場合は、問題なくURLからアクセスして内容を確認することが出来ました。
マイノート
文字通り、自分にしか見れないプライベートなノートを投稿し、溜めていくことが出来ます。
自分でしか見ないようなメモ書きや、備忘録を書き残していくことが出来そうです。
ノートを移動させるのも簡単で、右下に現在そのノートが置いてあるワークスペース or マイノートの情報が書いてあり、チェックが入っている部分現在置いてあるということになります。そこから移動先に値するワークスペースをチェックボックスを選択する形で移動させることが出来ます。
実際にマイノートで作成したノートに下書きにしていき、公開したURLでチェックしてもらい、OKになったら本番のワークスペースに移動させる。という使い方が、一番安全に共有するやり方になる気がしています。
注意点
注意点3点。
正式リリースでしか使えないサービスあり
公式サイトにもあるようにこれからの実装が予定されている機能として、
- 外部のサービスとの連携(SlackやCharworkのようなチャットツール)
- ノートに対するコメント・リアクション機能
- 外部ユーザーの招待
がありますが現在は使う事が出来ないので、正式サービスでの対応を待つ必要があります。
検索しやすくするためにタイトルフォーマットを決めておく必要がある
ノートへメモやノウハウなどを溜めていくと、ノートが次々と追加されることになります。そのノートの検索自体は、タイトルのワード検索で探せるようになっています。しかし、数が多くなってくると検索でヒットする数も増えるため、見つけづらい状態になることが良くあります。そのため検索もしやすいように、予め使用する部署やセクションのような単位で、「このワークスペースでは、タイトルにこの名前を付ける。」といったフォーマットを決めておく必要がありそうです。
ワークスペースのフォルダの中にフォルダを作ることは出来ない
ワークスペースのフォルダの中にフォルダを作ることは出来ません。あくまでの1つのワークスペースの直下にあるフォルダで分類していく形です。その分シンプルな構造になるため、どこに何があるのか分からない。ということは避けることが出来そうです。
しかし大きい括りでワークスペースを作ってしまうと、ワークスペース直下のフォルダ数が増えてしまうので、適切な範囲でのワークスペースの作成をする必要がありそうです。
まとめ
welogは無駄がなく、機能を絞ったシンプルな構造でした。今までワード等を使って文書を作った経験がある方であれば、感覚的操作でも扱えるレベルだと思います。
まだ予定はされていないようですが、最終的にノートをテキスト形式などで出力できるように対応されたりすると、他のツールとの連携も出来てくるのかなと感じました！
パソコンが苦手な会社の偉い方々が新しいツールを入れる事を嫌がる傾向が見られますが、これなら導入も難しくなさそうと感じました。現在welogはβ版のため、正式サービスまで機能が追加されていく状態です。
そのためユーザーからの要望を出すなら今！！9月16日までは誰でも公式サイトからβ版に申し込むことが出来ます。welog公式サイト
もし今使っている情報共有ツールに機能が多すぎて使いこなせていないとか、シンプルで操作性が良いツールを探しているという方は、是非公式サイトからβ版へ申し込んでみてはいかがでしょうか！
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