私は、ビジネスプレゼンテーションの場において、もともと、資料作成にはあまり時間をかけず、気をかえずパフォーマンスで、なんとなると思っていた方です。
しかし、見せる資料の、ちょっとした工夫で、成果が格段に上がることを経験しました。それは、説明しなくても、見せ方次第で相手の理解が早くなるということです。相手へのプレゼンテーション時間は限られており、相手の行動を促すには、相手のことを深く理解することと、伝えっる論理構造と、聞きたいと思う態度が重要で、そこに、資料の見やすさ、シンプルさ、分かりやすさを加わることで、仕事の成果が変わってきます。
今回は、相手に読ませず、見せて動かす表現方法を紹介します。
あなたの置かれた立場です
あなたは、ウェブマーケティング担当者です。あるサイトの成果を経営層へ報告します。その報告レポートの作成に、過去2年間で、ウェブサイトに訪問したユーザー数と、コンバージョン率から、直近6ヶ月の成果を伝え、これからの施策を提案します。
まずは、過去2年の実績を伝えるためのグラフ作成に着手しました。
不要なものを取り除いて、至極のグラフをつくる
2-1.元のグラフです。
エクセルのデータでグラフを挿入するで表示されました。そんなに見づらいとは感じません。
2-2.グラフの囲みをとります
空白を意識し、囲みをとりました。
2-3.グリッド線をとります
グリッド線があるとデータが読み取りやすくなる場合は、残しても良いですが、すっきりしました。
2-4.マーカーをとります
極力シンプルに、相手の視覚の負担を減らすことを考えています。
2-5.色を変えます
色は、基本的に2色までとし、ベースとなる色は、グレーを使います。目立たせたいところに色をつけます。今回は緑です。
2-6.比較してみます
修正前と修正後での見やすさは、いかがでしょうか。
まとめ
資料の読み手に立ったとき、字がびっしりで、使用されている色がたくさんあって、結局何を読み取ればいいのか分からないという経験をした人も多いはずです。これは、読み手が認知するまでの不可でしかありません。
まずは、伝えたいことを決め、そのために、必要なものだけを表に反映させる必要があります。シンプルに、分かりやすく、丁寧にです。
ビジュアライズに時間をかけるのは本質的ではない、論理構造に時間をかけるべきだという話もあります。当然そのとおりです。そこから一歩踏み込んで、十分時間をかけた論理構造を気持ちよく読んでもらうための表の見せ方も重要な要素と考えています。
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