こんにちは！『愛と想像力』を胸に作り手の思いを届ける翻訳家として、広報・PR、新規事業開発、企画・制作などを生業としているKEIKOです。先日、ひそやかに、小さな「ミラカイ」というシェアオフィスを開業いたしました。準備は初めてのことばかりで、まさに“奮闘”でした。リモートワークやワーケーションも働き方の一部となった今、稼働率の下がったスペースなどを活用してレンタルオフィスやシェアスペースを運営しようと画策される方も多いのではと思います。
今回は、そんな方がに向けて、シェアスペース開業に必要な３つのデジタルリテラシーについてご紹介したいと思います。

リモート機能のためのスマホ基本操作リテラシー

シェアスペース、シェアオフィスは、基本的には運営が立ち会わずに利用されます。
そのため、開錠や施錠をはじめ、監視カメラなどについて、リモートで操作、管理が必要となります。
これらのツールは、多くのものがスマホに対応しています。便利ですね！
いずれのツールも、基本的には設定は難しいものではありません。
アプリをインストールして簡単な初期設定を済ませれば利用することができます。
でも、その初期設定をするためには、お手持ちのスマートフォンの基本的な設定や機能がわからないと、スタートから躓いてしまいます。

運用しようとしているシェアスペースのwifiの名称やその接続設定方法、専用アプリのインストール方法、BluetoothのON／OFF設定など、ごく基本的な機能なので、事前に確認をしておくことをオススメします。

取説の通りに設定を進めてもうまくいかないことがあります。
その原因は、たいていの場合、そもそものスマホの設定だったりします。
このあたりから苦手です、という方は、得意な仲間に手伝ってもらうと良いと思います。

入退出管理に必須！ スマートキーのリテラシー

シェアオフィスやシェアスペースを運用するにあたり、スマートキーの運用は不可欠です。
機能面においても、セキュリティ面においても、ぜひ、スマートキーの運用を検討してみてください。

ドアノブのところにキーボックスと言われる大きな南京錠のようなボックスを見たことがある方も多いかと思いますが、シェアオフィスやシェアスペースの運用にはこの鍵管理方法はあまりオススメできません。
オススメしない理由は大きく2つあります。

まずひとつ目は、鍵のコピーリスクです。
利用者が利用時間中に合鍵を作成することが出来てしまいます。
基本的には性善説に基づいて運用されるものではありますが、このようなリスクがあるということを忘れてはいけません。

2つ目の理由は、入退出の管理が出来ない点です。
各社の機能は細かい部分では異なりますが、ほとんどのスマートキーは、開錠施錠の時間が記録されます。
開錠／施錠したのか誰かという個人を記録する機能のあるものも多数あります。
スマートキーの開錠／施錠には、スマートフォンを用いるものや、交通系ICカードが使えるものなど様々です。
それぞれメーカーごとに機能やコストは様々あるので、どんな機能が必要か、コストをいくらまでかけられるかなど洗い出しをした上でメーカーを検討するのが良いと思います。

初期費用＋ランニングコストが比較的安価で、導入件数が多いのは、私のリサーチではQurioでした。
自身で設置できるスマートロックも多数あるので、気になるメーカーはすべてお見積をしてもらい、提案をしていただくのが良いと思います。
今回私は、QurioのほかにL!NKEYとRemoteLOCKを検討しました。
残念ながら今回運用する施設の鍵が、これら３社のいずれも設置が不可だったため、セサミスマートロックを導入しました。
セサミについては、また別の機会にご紹介しますね。

予約＆決済管理のための予約システムリテラシー

時間貸しのシェアスペースやシェアオフィスは、基本的には利用時間単位の価格設定になるかと思います。
この予約と決済の管理は、すべて手作業というのはとても手間がかかるので、ぜひとも予約システムを活用したいところです。
予約システムと決済システムが連動していると、より手間が削減できます。
これらのシステムは、無料で利用できるものも多数ありますので、スマートキー同様に、どんな機能が必要で、コストをどのくらいかけられるかを洗い出した上で検討するのが良いと思います。

今回開業したシェアオフィス「ミラカイ」では、RESELVAの無料プランを利用しています。
会員制施設としているため、利用者人数等を鑑みて、無料プランで運用できそうでしたので。
これに、決済サービスを追加しています。
決済サービスは利用料金の設定はなく、決済金額から手数料として支払うかたちで利用可能なのです。

予約とワンタイムキーの発行と決済をワンストップで出来るサービスを導入したかったのですが、初期費用と運用費用が高額だったため、予約システムとスマートロックを別々のサービスを利用することにしました。

まとめ

部屋も車も服やバッグまでも時間貸しのスタイルが定着し、不動産も飽和状態の現代において、少額の自己資金で気軽に始められるシャアスペースビジネスは好機です。
とはいえ、実際に準備を進めてみると、最低限のデジタルリテラシーが必要ということがわかりました。
でも、そのハードルはそんなに高くはありません。
お金で解決する方法もありますが、スモールスタートだからこそ、そこにはお金をかけたくない、という方も多いと思います。
どちらかというとデジタル音痴な私でも、全部できたので大丈夫です！
プラスアルファでDIYもできちゃうと、より一層準備が楽しくなります。
今回、どの業者からの取付不可能なタイプと言われたドアノブ型のカギに、DIYでスマートキーを装着しました！
あきらめずに、ぜひ、トライしてみてくださいませ！

■今回OPENしたシェアオフィス「ミラカイ」はコチラ↓↓↓
未来を作る、未来が生まれる会議室、という思いをこめて「ミラカイ」という名前にしました。
https://rim.guildproject.com/lp/mirakai/