業務が属人化していた組織の復活劇!”見える化”を徹底!

創業70年以上の企業が抱えていた課題、それは"属人化"。この人がいないと業務が回らないという潜在的な課題を、業務整理コンサルとして"見える化"までの解決に挑んだ経緯を記します。属人化している組織に非常に役立つ事例です。

現在、業務整理コンサルとして活動しており、プロジェクトの立ち上げやテコ入れの際、組織編成や業務・課題の整理、各種改善などのサポートで入らせて頂くことが主です。

私は、会社員時代にシステムエンジニアとして常に数個プロジェクトを掛け持ちし、フリーランスになってからは数十個ほど常にプロジェクトを掛け持ちし、あらゆるプロジェクトを見てきました。
その中で、うまくいっているプロジェクト、うまくいかないプロジェクトもたくさん見てきました。

うまくいく、いかないポイントはいくつかありますが、今回ご紹介する話のポイントは【 見える化 】です。

 

創業70年以上の企業が抱える”属人化”という課題

創業70年以上、心理やメンタルケアに関する商材を扱う15人ほどの企業、こちらがコンサル担当させて頂いている企業です。

コンサルに入った経緯も簡単に説明すると、この企業の担当者と半年以上の付き合いがあって公私問わず色々相談に乗っていた中で、所属する企業がコロナ禍を経て大幅に売上減少してしまい、なんとかして売上を上げたいというところからコンサルに入ることになりました。

私は、この企業の状況を把握するところから始めました。
まず、一人一人と1時間ほど面談をしていきました。
業務として何をしているか、どれくらい時間を使っているか、何に困っているか、他にざっくばらんに話をしました。

その中で浮き彫りになってきた課題が、

  • 他の人が何をしているかわからない
  • 自分の仕事は自分にしかできないことが多い
  • 他の部門の情報はよくわからない

といったことでした。

15人という人数で、お互いに把握できていないことが多い印象を受けました。
端的に言うと、”見える化”が全くされていない。

“見える化”に向けた解決策、グループでの情報共有

見える化をするために、提案させてもらったことは、グループワーク・グループでの共有でした。
自分が何をやっているか、何に困っているかはある程度把握できたので、次にこれをグループで共有する。

自分はこんなことやっていて、こんなことに困っているという場を、2時間ほど時間をとってグループワークすることにしました。

内情を聞いてみると、こういった場を設けること自体、今までやったことがないようでした。

実際に顔を突き合わせる形で集まり、模造紙とポストイットを準備しました。
ポストイットに個々人の業務や課題を書き出しました。
それから、模造紙に関連業務や流れでまとめる形で、それぞれが書いた業務のポストイットを貼っていきました。そして、課題のポストイットも別途貼っていきました。
ただ貼るだけでなく、貼りながら業務や課題の詳細や思いを話しながら。

見える化をして、属人化からの開放

グループワークをやってみた結果どうだったかというと、「そんなことやってくれてたの?」とか「それは私がやった方が効率よくない?」とか「それってそんな時間かかる業務なんですね!」とか新たな発見がたくさんお互いにあったようです。

経理の方がこんなに色々業務を持っているとは知りませんでした。
今まで経理の方が倒れることなく、業務を回してくれていたことが奇跡的だと感じたことと共に感謝です。
それぞれが抱える業務を知れたことが非常に大きなポイントでした。
こういった機会を設けてくれたことに感謝です。
(社員より)

 

今までこうやった情報交換する場がなかったので、ある意味強制的に各自の業務や課題を洗い出して、共有できてよかったです。
会社にとって致命的なポイントがわかったことは、非常に大きなことです。
(部長より)

一番の解決に繋がったポイントは、経理の方がその人しかできない業務が多い状況や業務を全員が初めて知ったことでした。
つまり、経理の方が倒れたりしてしまうとかなり致命的なことがわかったのです。

それからその致命的なポイントをなくすために、経理の方がやっている業務を他の人でもできるように引き継ぎをしたり、手順書を整備する等しました。

結果的に、経理の方以外でもできる状況を作れたことが大きな成果でした。

また、業務を見える化して情報共有したことで、無駄な点や効率化できるポイントがわかり、紙でやっていた業務をデジタル化したり、電話問い合わせ対応に多く時間を使っていたところを問い合わせ対応チャットシステムを入れて自動化する等して、社員が使える時間を1割ほど増やせたのも成果です。

まとめ

いかがだったでしょうか。
皆さんが所属する会社やプロジェクトでも“見える化”されているでしょうか?

個々人が何をやっているか?属人化していないか?無駄なことをしていないか?等、これを機に見直してみてはいかがでしょうか。

目の前の業務に追われてなかなか整理ができないとか、見える化に時間を使えないという声も聞こえてきそうです。
困った時は里山までご連絡ください。
あなたの会社やプロジェクトの業務整理を一緒にして改善に努めます。